2015.8.24にStargazer Meetup #1を開催しました！準備から開催までの記録を公開します。

場所と日時を決める

場所の決定については、面識があったのでSansan株式会社さんにお願いして、19時ぐらいにセミナールームが空いてる日が無いかを確認。

（参考: http://liginc.co.jp/life/interview/175956 )

セミナールームを借りる時間は19:00〜21:30としました。Sansan社の人も最後の片付けまで付き合わせてしまう都合上、なるべく早めに切り上げることを目標としていました。

（なお、セミナールームを外部に貸し出す業務をしているわけではないと思うので、そういった問い合わせは控えたほうが良いと思います）

作業分担

作業分担についてのやりとりはSansan社の社内SNSを利用し、あらかじめ決めた上で随時アップデートしていくようにしました。

作業分担の基本としてまず自分のやることを箇条書きし

• 椅子と机準備
• 19:30頃に寿司が届くようにしようと思ってます（出前館）
• 19:30頃にビールが届くようにしようと思ってます（出前館）
• 司会
• 片付け

こちらでは出来ないことや、やり辛いことを箇条書してお願いするようにしました。下記がお願いすることになった一覧です

• 椅子と机準備
• ティッシュペーパー的な手を拭くものがあると助かります
• 受付
• 片付け

机の配置などもこちらで希望するものを図に描いて伝えるようにしました。

運営としてスムーズに進行したいので、発表者の次の人が準備しているかどうか分かるように席を別途用意すること、普段の勉強会のような座って何かやるのではなく立食形式であること、しかし疲れたりPCで発表準備するために椅子を用意してほしいことを念のため図で補足しています。

イメージのアウトプットと共有が大事で、アウトプットしているうちに足りないものが出てくると思います。

connpassでイベントの作成と公開

イベント支援サイトのconnpassを利用しました。

イベント支援サイトの検討

connpassを選んだ理由としては

• 参加者としてよく使うため運営者としてイベント作成機能を使ってみたかった
• 発表資料を登録する機能があり、後から見ても楽しい
• イベント日の前にリマインダーメールが自動で参加者に送られる
• 運営者も参加者にテキストで通知を送ることが出来る
• 適度にデザインが古くて分かりやすい
  • デザインが古すぎると使いたくないし、デザインが最新の感じだととっつきづらいかなと

connpassを使ってみて良くないなと思ったのは

• イベント内容部分のマークダウン入力が微妙にかったるい（言葉にしづらいですが）
• 絵文字?をイベント内容部分に入れると絵文字以下の文章が消えて書き直しになる
• 運営者からの通知も絵文字?を入れると絵文字以下の内容が消えたうえで送信されるので、絵文字を削除しメッセージを送り直す必要がある

絵文字の件は問い合わせたところ、修正予定とのことです。

人数の決定

参加者全員LT必須とし定員を10人、その後で補欠が出たので定員12人、その後メッセージをもらったので2人追加しました。

参加者全員LTなのは、そもそも小さなサービスのミートアップに参加する人数は少ないからというのと、緊張感とその緩和を味わってもらったり会話するネタに困らないからですね。あと全員LTだと人の発表に優しくなれる気がします。

人の前に立って発表することは緊張感のあることで、周りも同じ立場にあるということが自然と優しくなれて、さらには盛り上げるようなツッコミを入れたりもできるというのが経験則です。

募集日

8/13に募集を開始し8/24に開催のためあまり時間はありませんでしたが、参加者の募集期間を8/13〜8/15 23:30までとしました。

募集日は次のように考えました

• 開催日8/24（月）の一週間前には参加者の予定のfixができるようにしたい
  • 参加できるか分からないまま他の予定をブロックするのは悪
  • 19:30に会場に来るには仕事を早く切り上げる努力がいる
    • そのために参加者の仕事を調整する日数が事前に必要
      • 8/18（月）には募集が終わっていなければいけない
• LTをする以上、資料の作成準備期間もなければいけない
  • 8/22（土）、8/23（日)があれば準備はできる
  • 8/16（日）があれば資料を作れて8/22（土）、8/23（日)は予備に出来る

したがって、募集期間は8/13〜8/15 23:30にし、参加決定した後の準備期間が8/16〜8/24までに出来ると考えました。

募集期間が長く開催日に近いと人の目に止まりやすいメリットも多いですが、予定が確定しないのは結局キャンセルされる確率が上がります、規模にもよりますがデメリットは多く、非常にバランスを要求されます。

この文章の後ろの方に反省点を書いてますが、募集期間が短すぎたかなと思います。自分の場合、準備期間が長ければ長いほど先に資料を作ってブラッシュアップしていくタイプなのでそれを前提に考えすぎていたようです。

寿司とビールの発注

寿司は出前館のシステムで「築地　魚がしや」の寿司を予約、ビールはコンビニで買って持って行きました。

出前館はネット上で各店舗の出前のシステムを集約しているようなWebサービスになっています。

寿司

クレジットカードが使えることが条件で、出前館でクレジットカードが使える店を探した所、「柿家鮨」「築地　魚がしや」が残り、両社のレビューから「築地　魚がしや」を選びました。

発注した寿司と値段は次の通り

     1. お得な3-5人前メニュー
       焼津 【17】5人前（49貫）　9,980円
       ・容器 使い捨て容器 --
       ・わさび わさびあり --
     単価:    9,980円　注文数:1個　合計:    9,980円
     --------------------------------------------------------------
     2. お得な3-5人前メニュー
       三崎 【20】5人前（43貫）　11,380円
       ・容器 使い捨て容器 --
       ・わさび わさびあり --
     単価:    11,380円　注文数:1個　合計:    11,380円
     --------------------------------------------------------------
     3. お得な3-5人前メニュー
       小樽 【23】5人前（45貫）　13,380円
       ・容器 使い捨て容器 --
       ・わさび わさびあり --
     単価:    13,380円　注文数:1個　合計:    13,380円

なぜ寿司のメニューをバラバラにしているかというと、少しづつ机を食べて移動して親睦を深めてもらえるといいかなという狙いがありました。

ビールは

• 黒ラベル500缶2本
  • 584円
• 黒ラベル350缶14本
  • 3122円

名札の準備

参加者の情報をconnpassから抜き取って印刷し、名札ケースに入れると参加者は知らない人と話しやすいかと思いやってみました。

名札ケースはAmazonで買えます。30個セット1,490円でした

http://www.amazon.co.jp/gp/product/B00VJQF7A2

評判は良かったんですが、懇親会時間を長くとってる勉強会向きなやり方だと思います。20人以下の少人数だといらないかも。

発表について

LTのテーマは自由にしました。LT必須の場合はハードルが高すぎるのでテーマは自由が良いと思います。

発表資料はconnpassのイベント資料一覧に少しだけあります。

さらに良くするには

• 参加募集期間が短すぎたかも
  • LTのテーマを決めてから参加する人がいるという事が抜けていた
  • 募集枠を追加して募集期間を延長できると思い込んでいた
• LTの時間は5〜10分と言いつつ自由にしていた
  • 反応が薄いLTをすると不安になってさらに長く話してしまって悪循環
  • とは言え5分で話の途中で打ち切りたくはない
    • 発表者に時間の経過を知らせて自ら話を着地させるようにすればよかったかも
• 寿司の桶をそれぞれ別のメニューにしていて、その意図を伝えていなかった
  • 移動して少しづつ食べて欲しかったが発表している最中に移動するのは気が引けるのかそうならなかった
• セミナールームの植物が発表者のスムーズな移動の邪魔になっていたので動かす交渉をすればよかった

おわりに

快く会場を貸してくれて準備までしていただいたSansan株式会社の方々に感謝でした。